Kalendář akcí

Vážení zástupci klubů,

byl jsem Poradou Fandomu pověřen spravováním Kalendáře akcí. Pár dní již od té doby uplynulo, nějaký čas spolklo mé studium, nějaký čas spolkla technická příprava (sehnání adresáře, zpracování adresáře do emailu atp.). Výsledkem je prozatím tento email (ve všech smyslech toho slova).

Tento ebulletin, newsletter, mailgroup, či jakkoliv to chceme nazývat, by měl sloužit dvěma hlavním účelům: 1) přinést zástupcům klubů informace, aby tyto mohly být dále šířeny mezi členy i další známé a především 2) umožnit odezvu zástupců klubů tak, aby se distribuované informace aktualizovaly a doplňovaly dle reálné situace. V současné době má Kalendář dva problémy, které se navzájem vyvolávají a podporují. Je to nezájem organizátorů dávat do něj své akce, protože to znamená něco udělat, z toho vyplývá nezájem čtenáře do kalendáře se dívat, protože není úplný a aktuální, čím méně je čtenářů, tím méně je ochotných organizátorů a čím méně je akcí v kalendáři, tím méně je čtenářů.

Abychom nějak rozetnuli ten pověstný Gordický uzel, je třeba učinit razantní kroky na obou stranách. Kalendář bude rozesílán emailem, zpočátku vám, tedy těm, kteří by ho měli naplňovat, a časem každému, kdo o něj bude mít zájem. Ke Kalendáři může a nemusí být přiložen doprovodný text, dle potřeby. Důležité je, aby sám od sebe dorazil k cíli. Zároveň by měl být dostupný přes webové rozhraní, tedy přímo z internetu, kde bude aktualizován průběžně dle informací, tedy (zřejmě/snad) častěji než na emailu. Zároveň se pokusíme o poutavější formu Kalendáře a o distribuci odkazů na různé důležité rozcestníky na internetu (Sarden, Fantasy Planet, atp.). Také bych rád Kalendář pravidelně otiskoval v Interkomu a nebráním se ani dalším tiskovinám/médiím, pokud bude oboustranný zájem. Od vás se žádá pouze to, abyste podávali informace o svých akcích, protože bez nich je jakýkoliv Kalendář zbytečný. Prozatím můžete jakékoliv informace posílat na tento email, časem bychom se zřejmě pokusili i o webový formulář.

Další podstatná problematika je již zmíněný adresář. Mám k dispozici adresář klubů od Pavla Mikuláštíka, ve kterém však mnoho kontaktů chybí, někde je kontaktů více bez udání pořadí a jinde kontakt zcela chybí. V tuto chvíli zasílám tento email za a) do Konference SFK, aby se tento text dostal (snad) ke všem klubům, tedy i k těm, které nejsou v adresáři, a za b) jako skrytou kopii na emaily z adresáře, abychom zjistili, zda je vše v pořádku.

Žádám proto všechny, kteří tento email čtou, ať už jim přišel jakoukoliv cestou, aby, pokud jsou organizátory jakékoliv akce nebo pokud jsou kontaktními osobami svého klubu, zaslali na tento email krátkou zprávu, která bude obsahovat název jejich klubu/organizace!, jejich jméno!, příp. přezdívku a především email!, na který budou chtít dostávat další zprávy. Je možné v systému skladovat až dva rezervní emaily pro případ nějakého problému v komunikaci, příp. můžete poslat i jiný kontakt (mobil, pevná linka, domovní adresa apod.), pokud máte pocit, že může být důležitý. Zároveň žádám všechny, kteří dostanou tento email a mají pocit, že ví o někom, kdo by ho měl z výše uvedených důvodů dostat a nedostal ho, ať mu ho přepošlou. Zpáteční adresa je kalendarakci@centrum.cz .

Dále žádám všechny čtenáře, aby zkontrolovali níže uvedenou tabulku a ověřili, že jsou v ní všechny jimi naplánované akce. Nemusí to být pouze cony. Do Kalendáře je možné zapsat téměř jakoukoliv akci nebo událost, pokud nějak souvisí s fantastikou. Můžou to být literární soutěže (např. termíny uzávěrek, vyhlášení, začátky dalších ročníků apod. – časem by měly právě literární soutěže dozajista mít vlastní tabulku v rámci Kalendáře), workshopy, hraní různých her, křty knih nebo třeba veletrhy, cokoliv, co může zaujmout fana. Pokud právě vaše akce není v Kalendáři, zašlete prosím co nejdříve informace o ní na tento email, ať můžou být zapracovány.

Z historických důvodů (přejímání informací z původního Kalendáře) jsou u některých akcí ještě uvedeny nadstandardní informace. Za nadstandardní informace je považováno všechno kromě názvu akce, místa konání (město) a data. Tyto (standardní) informace budou uváděny u všech akcí, o nichž se mně něco donese. Pokud budete chtít napříště uvádět u své akce informace v plném rozsahu (odkaz na web, přesnější poloha, zaměření, jakékoliv další detaily), budete pro to muset něco učinit (napsat mi, příp. použít jakoukoliv jinou metodu doručení informací, pokud a jakmile bude k dispozici). Toto opatření vás má donutit zásobovat Kalendář čerstvými informacemi.

Teď, když jsou vyloženy karty a víte, co po vás chceme, snad ještě trochu motivace. Pokud vše půjde podle plánu, tedy pokud informace od vás ke mně půjdou tak rychle a hladce, jak bych si to představoval, a pokud dohoda s provozovateli webových stránek půjde tak snadno, jak bych chtěl, lze očekávat rapidní nárůst čtenářů (a odběratelů) Kalendáře. Čím více lidí si Kalednář čte, tím více lidí ví o akcích, které plánujeme a pořádáme, ale především tím více lidí na akci přijde, zúčastní se, příp. zaplatí vstupné, utratí v bufetu, na baru apod. A kdo nebude v Kalendáři, o tom se nikdo nedozví. Samozřejmě že Kalendář není a nebude jediným zdrojem informací, ale pokud je všechno pěkně pohromadě a nabízí se to zdarma, a to až do emailové schránky, málokdo bude bez pádného důvodu vyhledávat další informace. Můžete sice předpokládat, že vaši akci přidáme v rámci běžných informačních cest, tedy že se o ní dozvíme nějak jinak, ale nemůžete na to spoléhat a už vůbec nemůžete spoléhat na to, že dostanete kompletní info servis bez svého přičinění (viz. odstavec nahoru).

Tedy, doufám, že toto je nejdelší doprovodný text, co jsem kdy ke Kalendáři psal, ale bylo to třeba. Samotný Kalendář na následující straně:

Omluvte prosím dočasné technické řešení Kalendáře, přestože není ideální, je poměrně efektivní. Pracuje se na lepším.

S pozdravem,

předseda Maelström a správce Kalendáře

Jakub Marek